Was wir speichern, warum, und wer es sehen kann.

Was wir erheben

Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Land und — falls angegeben — Ihre USt-IdNr. Die Vorgänge, die Sie eröffnen, die Dokumente, die Sie hochladen, die an die Adresse eines Vorgangs eingehenden Schreiben, die mit Ihrer Fachkraft ausgetauschten Nachrichten sowie geleistete und erhaltene Zahlungen. Bei Fachkräften: Identitäts- und Zulassungsnachweise sowie die für Auszahlungen nötigen Angaben.

Warum

Zur Erfüllung des Vertrags mit uns und zur Ermöglichung des Vertrags mit Ihrer Fachkraft; zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, einschließlich Steuer- und Rechnungsrecht und der Prüfungen, die einem geldverwaltenden Vermittler obliegen; sowie im berechtigten Interesse, den Dienst sicher zu halten und Betrug vorzubeugen. Land und USt-IdNr. dienen ausschließlich der korrekten Besteuerung von Alfreds Gebühr.

Schutz von Dokumenten und Schreiben

Jeder Vorgang hat einen eigenen Verschlüsselungsschlüssel. Dokumente, Brieftexte und alles, was Alfred darüber schreibt, werden damit ruhend verschlüsselt. Wird ein Vorgang gelöscht, wird dieser Schlüssel vernichtet, wodurch der Inhalt unwiederbringlich ist. Alfreds Mitarbeitende lesen Ihre Dokumente im normalen Betrieb nicht. Es gibt einen Moment, in dem der Text eines Briefes diesen Umschlag verlässt: wenn Alfred Ihre Post für Sie liest, wie unten beschrieben.

Die E-Mail-Adresse des Vorgangs

An die Adresse eines Vorgangs gesendete Schreiben werden dort abgelegt. Wir speichern das Authentifizierungsergebnis der Absenderdomain, damit Sie erkennen, ob ein Schreiben wirklich von dort stammt. Ein Schreiben eines bislang unbekannten Absenders wird bis zu Ihrer Prüfung zurückgehalten, bevor ein verbundener KI-Assistent es lesen kann.

Wer was sieht

Die auf einem Vorgang tätige Fachkraft sieht die Dokumente und die Korrespondenz dieses Vorgangs — sie braucht sie für die Arbeit — und nichts aus Ihren anderen Vorgängen. Alfred verkauft oder teilt Ihre Daten nicht zu Werbezwecken.

KI-Assistenten

Nur wenn Sie einen Schlüssel anlegen. Ein Schlüssel erlaubt dem verbundenen Assistenten, Ihre Vorgänge zu lesen; er ist nur lesend und kann niemals senden, zahlen, freigeben oder löschen. Jeder Lesezugriff wird dem Schlüssel zugeordnet protokolliert, und Sie können ihn jederzeit widerrufen. Von Dritten verfasster Text wird bei der Übergabe an einen Assistenten als solcher gekennzeichnet. Dieser Abschnitt betrifft einen eigenen Assistenten; Alfreds eigenes Lesen Ihrer Post wird im nächsten Abschnitt beschrieben und ist gesondert einstellbar.

Alfred liest Ihre Post

Wenn ein Brief an die Adresse eines Vorgangs eintrifft, liest Alfred ihn und schreibt eine kurze Zusammenfassung, was der Absender zu verlangen scheint und jedes im Brief genannte Datum. Dazu wird der Text des Briefes an OpenRouter gesendet, das ihn an ein Sprachmodell weitergibt und die Lesart zurückliefert. Wir senden den Text des Briefes und sonst nichts: keinen Namen, keine E-Mail-Adresse, keinen Vorgangstitel, keine Kontonummer. Wir verlangen eine Weiterleitung nur an Anbieter, die das Gesendete nicht speichern und nicht zum Training verwenden, und wir schalten diese Anforderung nicht ab — ist kein solcher Anbieter verfügbar, bleibt der Brief einfach ungelesen. Der Brieftext selbst kann Ihren Namen nennen oder Ihre Aktenzeichen zitieren — wir senden ihn, wie er eingetroffen ist, und fügen nichts hinzu.

Die Lesart ist die Lesart einer Maschine, keine Beratung und keine Tatsache. Sie ändert nichts an Ihrem Vorgang: kein Termin wird eingetragen, keine Nachricht gesendet und keine Zahlung geleistet, weil sie etwas sagt. Ein Datum, das Alfred findet, ist ein Vorschlag, bis Sie oder Ihre Fachperson es bestätigen. Ein zur Prüfung zurückgehaltener Brief geht ebenfalls nicht an das Modell. Das ist standardmäßig eingeschaltet, und Sie können es auf Ihrer Angabenseite abschalten. Jede Alfred-Adresse deckt einen Kreis von Angelegenheiten ab; wird das Lesen dort abgeschaltet, endet es für jeden Vorgang unter dieser Adresse.

Wenn Sie Alfred bitten, einen Vorgang aus Ihrer eigenen Beschreibung zu entwerfen, wird diese Beschreibung auf dieselbe Weise gesendet und dient nur dazu, einen Titel, einen Berufsstand und eine Liste von Dokumenten vorzuschlagen. Es wird nichts angelegt, bevor Sie es bestätigen.

Auftragsverarbeiter

Stripe wickelt Zahlungen ab und verwahrt Kartendaten — Alfred sieht Ihre Kartennummer nie. Cloudflare stellt E-Mails zu. OpenRouter ist unser Modellanbieter: liest Alfred einen Brief, erhält OpenRouter den Text dieses Briefes und sonst nichts über Sie, und wir verlangen eine Weiterleitung nur an Modellanbieter, die ihn nicht speichern und nicht zum Training verwenden. Unsere Server stehen in der Europäischen Union; OpenRouter und die Modellanbieter, an die es weiterleitet, können den Text eines Briefes außerhalb der Union unter Standardvertragsklauseln verarbeiten. Nutzen wir einen zertifizierten Rechnungsdienstleister, erhält dieser die zur Rechnungsstellung nötigen Angaben.

Aufbewahrung

Kontodaten werden aufbewahrt, solange das Konto besteht. Vorgangsinhalte bleiben erhalten, bis Sie den Vorgang löschen oder das Konto schließen; Finanzunterlagen werden für die nach portugiesischem Steuerrecht vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, derzeit zehn Jahre. Zurückgehaltene, nie freigegebene Schreiben werden mit dem Vorgang gelöscht.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Datenübertragung oder Löschung verlangen, die Verarbeitung einschränken oder ihr widersprechen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — in Portugal der CNPD. Schreiben Sie uns; wir handeln innerhalb eines Monats. Manche Unterlagen können während einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

Übermittlungen

Ihre Daten verbleiben in der Europäischen Union, außer ein oben genannter Auftragsverarbeiter ist anderswo unter Standardvertragsklauseln tätig.

Minderjährige

Alfred richtet sich an Erwachsene, die eigene Angelegenheiten regeln, und wird Personen unter 18 Jahren nicht angeboten.

Änderungen

Über wesentliche Änderungen dieses Hinweises informieren wir Sie vor Inkrafttreten per E-Mail.